Tehnika i pravila intervjua. Postupci i metode intervjua

Podnositelji zahtjeva za poziciju u pravilu brinu prije intervjua i pažljivo se pripremaju za njega. No, za poslodavca ovaj događaj nije manje odgovoran. Da ne bi propustio vrijednog stručnjaka, regrut mora temeljito poznavati pravila za obavljanje intervjua.

Ključne vrste intervjua

Prije svega, poslodavac mora odlučiti kako će se održati sastanak sa podnositeljem zahtjeva za radno mjesto. To u velikoj mjeri određuje redoslijed i pravila intervjua. Tehnike su sljedeće:

• Biografski intervju. Tijekom takvog intervjua, regrut pokušava naučiti što je više moguće o prijašnjem radnom iskustvu kandidata. Dakle, možemo zaključiti o njegovim sposobnostima i predvidjeti kakve će koristi takav zaposlenik donijeti organizaciji.
• Situacijski intervju. Regrut kandidatu predstavlja praktični zadatak (hipotetski ili stvarni). To omogućava ocjenu stvarnih vještina podnositelja zahtjeva, njegovih razmišljanja kao i njegovu sposobnost pronalaska izlaza iz teških situacija.
• Strukturirani intervju. Poslodavac unaprijed priprema popis pitanja u skupinama. Tako regrut prima upravo one informacije koje su mu bitne.
• Intervju o kompetenciji. Tijekom razgovora poslodavac otkriva ima li potencijalni zaposlenik svojstva i vještine potrebne za kvalitetu rada.
• Stresan intervju. Da bi procijenio kandidatovu otpornost na emocionalni stres, kao i brzinu reakcije na nepredviđene situacije, poslodavac ga pokušava izluditi. Za to se mogu koristiti provokativna pitanja ili neočekivani trikovi.

Faze razgovora

Da bi se zaposlenici najbolje snašli u vašoj organizaciji, poslodavac bi trebao biti upoznat sa metodama i pravilima intervjua. Koraci su sljedeći:

• Trening. Poslodavac utvrđuje vremenski okvir i sadržaj intervjua. Provodi se studija životopisa kandidata i sastavlja se okvirni popis pitanja. Kvalitativno vođen trening ključ je uspješnog intervjua.
• Prethodno priopćenje. Ovo je dio dobrodošlice tijekom kojeg se sudionici predstavljaju, a regrut objašnjava svrhu i postupak održavanja sastanka. Ova faza predstavlja četvrtinu ukupnog trajanja razgovora.
• Glavni dio. Tijekom ove faze poslodavac otkriva značajne bodove poput kompetencija i osobnih kvaliteta podnositelja zahtjeva.
• Završna faza. Poslodavac završava razgovor i rezimira privremene rezultate.
• Odlučivanje. Nakon sastanka sa svim kandidatima za upražnjeno radno mjesto, poslodavac analizira dobivene informacije i donosi konačnu odluku.

Ciljevi intervjua

Učinkovito intervjuiranje moguće je samo kad poslodavac jasno razumije što želi znati. U komunikaciji s podnositeljem zahtjeva, trebali biste dobiti odgovore na sljedeća pitanja:

• Pravi razlog za pronalazak novog posla. Ako je osoba prekršila uvjete ugovora o radu ili disciplinu, moguće je da će se to ponoviti.
• Je li kandidat marljiv ili lijen? O tome ovisi kvaliteta rada.
• Koliko je brza reakcija sugovornika? Ovisit će o tome koliko se brzo može prilagoditi promjenjivim radnim uvjetima.
• Koliko je inicijativa vaš sugovornik? Tako ćete shvatiti hoće li on posao obaviti sam ili će stalno čekati jasne naredbe.
• Koliko je osoba obzirna? To će odrediti njegov odnos s potencijalnim kolegama.

Ključna pravila

Intervju s potencijalnim zaposlenikom je težak odgovoran događaj. Poslodavac treba puno truda. Konkretno, morate slijediti sljedeća osnovna pravila za razgovor:

• Pripremite dokumente. Na dohvat ruke će vam biti popis kandidata i sažetak svakog od njih, otprilike popis pitanja, opisi poslova. Svakom podnositelju zahtjeva treba dodijeliti poseban obrazac za odgovore, a trebalo bi sadržavati i nekoliko praznih listova za bilješke.
• Pobrinite se za ugodno okruženje. Soba treba biti čista, dobro prozračena. Na radnom mjestu ne bi trebalo biti stranih predmeta.
• Budite oprezni u prvim minutama. U pravilu se prvi dojam o sugovorniku formira tri do četiri minute nakon početka razgovora.
• Odmorite se. Između intervjua s različitim podnositeljima zahtjeva za radno mjesto treba proći barem pola sata. U suprotnom, novom sugovorniku možete prenijeti preostali dojam iz prethodnog, što može dovesti do pogrešne odluke.
• Sjetite se discipline. Morate doći na razgovor na vrijeme ili obavijestiti podnositelja zahtjeva unaprijed o odlaganju sastanka.
• Zabilježite napredak intervjua. Čini vam se da se svega sjećate, ali unutar nekoliko minuta nakon završetka razgovora možete zaboraviti bitne stvari. A pisane bilješke pomoći će vam da brzo vratite podatke o podnositelju zahtjeva u memoriju.

Što tražiti podnositelja zahtjeva

Pravila za vođenje intervjua s kandidatom za slobodno radno mjesto određuju i osnovni popis pitanja. Evo što morate tražiti podnositelja zahtjeva:

• "Pričaj nam o svom prethodnom radu." Odgovor će vam pomoći da shvatite odnos osobe prema prethodnom vođi i organizaciji. Otprilike na isti način on može ubuduće govoriti o vašoj organizaciji.
• "Zašto vas zanima ovo slobodno mjesto?" Ako osoba ne odgovori stereotipno, tada stvarno razumije djelo i želi rasti u tom smjeru.
• "Pričaj nam o svojim snagama i slabostima." Važno je razumjeti koliko podnositelj zahtjeva ocjenjuje pošteno i objektivno.
• "Zašto si napustio svoj prethodni posao?" Moći ćete shvatiti što točno utječe na podnositelja zahtjeva - sukob, neživost ili želja da rastete i promijenite svoj život na bolje.
• "Kako možete pomoći u postizanju ciljeva organizacije?" Odgovor će vam znati koliko je osoba svjesna svoje uloge u poduzeću, koliko razumije specifičnosti rada.
• "Koji ste uspjeh postigli u svom prethodnom poslu?" Odgovor će vam dati ideju želi li osoba osobni ili opći rezultat. Jednako je važno, daje sažetak ili konkretne odgovore, potvrđene brojevima.
• "Zašto bismo vas zaposlili?" Procijenite svoju sposobnost da se predstavite.
• "Što bi prethodni poslodavac mogao reći o tebi?" Dobro je ako životopis sadrži kontakte ljudi koji vam mogu dati preporuke.

Nestandardna pitanja

Nije uvijek vrijedno oslanjati se na standardna pravila za pripremu i provođenje intervjua. Ponekad trebate pokazati malo kreativnosti. Evo nekoliko kreativnih pitanja koje možete postaviti podnositelju zahtjeva:

• "S kojim bi se superherojem uspoređivao?" To će vam pomoći da prepoznate pravu prirodu i vrijednosti osobe s kojom razgovarate.
• "Opišite svoj idealni posao." Tako možete shvatiti kako predloženi uvjeti odgovaraju idejama podnositelja zahtjeva.
• "Kako se planirate pridružiti novom timu?" Odgovor će vam dati predstavu o tome koliko je podnositelj zahtjeva prijateljski raspoložen, hoće li on razgraditi ustaljenu disciplinu.
• "Objasnite učeniku suštinu (pojam)." Tako ćete shvatiti razumije li sugovornik pitanje ili jednostavno djeluje na naučene uvjete.
• "Jeste li spremni prekinuti obiteljski odmor zbog posla?" To će vam dati ideju koliko je pošten vaš potencijalni zaposlenik.

Strano iskustvo

Pravila za obavljanje razgovora za posao malo su različita u različitim zemljama svijeta. Možemo razlikovati takve ustaljene metode:

• Britanska metoda. Malo se razlikuje od uobičajene domaće metode. Zapošljavanje postavlja podnositelju zahtjeva pitanja o radnom iskustvu i obrazovanju. Osoba se bez greške pita o svom obiteljskom i socijalnom statusu.
• Američka metoda. Pravila za vođenje razgovora za posao u Americi znače stvaranje neformalne atmosfere. U pravilu se intervju s vrijednim osobljem provodi tijekom večere ili izvan grada. Vjeruje se da se upravo u takvom okruženju osobne kvalitete osobe otkrivaju na najbolji način.
• Njemačka metoda. Nijemci oprezno pristupaju odabiru osoblja. Za regrut su važne preporuke s prijašnjih mjesta rada. Komisija analizira opsežan paket dokumenata koje je podnio podnositelj zahtjeva. Tek nakon prolaska ove "kvalifikacijske faze" zakazan je osobni sastanak.
• Kineska metoda. Pravila intervjuiranja kandidata više su poput sveučilišnog ispita. Kandidati obavljaju puno pismenih i usmenih zadataka za koje dobivaju određene bodove. Prema rezultatima ispita biraju se „voditelji“ koji će biti primljeni na razgovor. Kinezi vjeruju da je na prvom mjestu erudicija, jer je obrazovana osoba lako obučiti se u bilo kojem poslu.

Telefonski razgovor

Ako organizacija dobije veliki broj životopisa, preporučljivo je provesti preliminarnu fazu razgovora u daljinskom načinu rada. Ukratko, pravila za vođenje intervjua u ovom načinu mogu se formulirati na sljedeći način:

• Predstavite se i pojasnite je li pogodno da osoba razgovara. Ako ne, dogovorite vrijeme poziva.
• Recite mi iz koje organizacije i na koje radno mjesto se raspisujete. U pravilu, kandidati šalju životopise na više mjesta odjednom.
• Postavite pojašnjenje pitanja ako vam nakon proučavanja životopisa nije sve bilo jasno.
• Ako ste odmah shvatili da kandidat nije prikladan za vas, pristojno se izvinite i pozdravite se. Ne gubite svoje ili tuđe vrijeme.
• Ako vam se svidio kandidat, odmah odredite mjesto i vrijeme za razgovor. Navedite koje dokumente podnositelj zahtjeva treba ponijeti sa sobom.

Korisni savjeti

Osim strogih smjernica za razgovore, trebali biste slijediti i nekoliko korisnih smjernica. Evo nekoliko savjeta za iskusne novače:

• Ne stvarajte prepreke. Pogreška mnogih poslodavaca je što s radnicima traže komunikaciju putem radne površine. Bit će puno bolje ako sugovornici ravnopravno sjede na stolicama. Također možete staviti stolicu za podnositelja zahtjeva sa strane radnog mjesta regruta.
• Govori manje. Poslodavac bi trebao više slušati tijekom intervjua. Kontrolirajte se kako ne biste postavljali vodeća pitanja i davali tragove.
• Smanjenje situacije. Ne vršite pritisak na sugovornika i ne zastrašite ga. Bolje započnite razgovor šalom. U takvoj atmosferi osoba će bolje otkriti svoje osobne i profesionalne kvalitete.
• Ne odgađajte sastanak. Ako ste od prvih minuta intervjua shvatili da osoba nije prikladna za vas, nemojte gubiti svoje vrijeme. Ispričaj se i završi razgovor.
• Izbjegavajte uobičajena pitanja. Ako je zaposlenik iskusan, morao je biti na mnogim razgovorima, zna okvirni popis pitanja i može pripremiti odgovore. Vaša je zadaća obeshrabriti sugovornika.
• Kontrolirajte napredak dijaloga. Jedno od glavnih pravila za vođenje intervjua tijekom izbora osoblja nije napuštanje teme. Ako kandidat počne odstupiti od profesionalne linije, ne ustručavajte se vratiti ga na pravi put.
• Uvijek završavajte razgovor na pozitivnoj nozi. Čak i ako vam kandidat nije odgovarao, pozdravite ga na dobar način, poželite uspjeh.
• Napravite tablicu za dopisivanje. Ovo je prikladan obrazac za označavanje prisutnosti ili odsutnosti karakteristika kandidata koji vam trebaju. Ovaj je obrazac posebno koristan ako trebate usporediti više kandidata.

Što bi trebalo upozoriti

Koncept intervjua i pravila ponašanja zahtijevaju posebnu budnost od regrutera. U razgovoru s potencijalnim zaposlenikom trebali biste biti oprezni za takve trenutke:

• Kratko vrijeme na prethodnom mjestu rada. U pravilu, regrutovi su skeptični prema ljudima koji nisu ostali u jednoj organizaciji više od dvije godine. Izuzetak su objektivni razlozi (selidba, likvidacija poduzeća, kršenje zakona o radu).
• Suviše šarolik opis podnositelja zahtjeva za njegove zasluge i prednosti. Morate prepoznati da je to: manifestacija ponosa ili pretjerivanja?
• Mutna priča o prethodnom radnom iskustvu. Ako sagovornik ne može opisati svoje dužnosti, to ukazuje na neozbiljan stav prema poslu.
• Previše radnog iskustva. Čudno je da je ponekad bolje preferirati osobu bez iskustva, nego nekoga tko je radio na jednom mjestu dugi niz godina. Puno je lakše naučiti početnika ispočetka nego preraditi iskusnog radnika u vlastite potrebe.

Pogreške regruta

Nije dovoljno naučiti osnovna pravila za vođenje intervjua. Trebali biste proučiti i tipične pogreške regrutovanja kako ih ne biste dopustili u postupak. O tome se radi:

• Kriteriji za podnositelje zahtjeva nisu jasno definirani.
• Ista pitanja u različitim fazama intervjua.
• Lažna interpretacija podataka sažetka "razmišljanjem", ali ne pojašnjenjem i specifikacijom.
• Procjena podnositelja zahtjeva pod utjecajem osobnih predrasuda (na primjer, nacionalnost, vjerska pripadnost, političke sklonosti, izgled).
• Izloženost psihološkom napadu sugovornika.
• Preosjetljivost na negativne osobine podnositelja zahtjeva.
• Žurba u potrazi za kandidatom za slobodno radno mjesto.
• Nedostatak jasnog sustava odlučivanja na temelju rezultata intervjua.
• Razgovor s podnositeljem zahtjeva dolje.