Video: Kontrolor leta: Dinamičan i odgovoran posao 2024, Srpanj
Tok dokumenta je važan dio aktivnosti i nezamjenjiv element upravljanja bilo koje institucije, organizacije, poduzeća. Poslovni papiri moraju biti pravilno sastavljeni, sustavno pohranjeni i optimalno pomicani. S razvojem gospodarstva povećava se protok informacija i broj dokumenata u svim sferama ljudske djelatnosti. Stoga danas raste potražnja za prilično novom profesijom - upravitelj dokumenata.
Tko je upravitelj dokumenata
Stručnjak za dokumente je stručnjak koji se bavi registracijom i računovodstvom dokumentacije. Srodne profesije su tajnik, arhivist, službenik.
Administrativne dokumente uprave trebaju biti pravilno sastavljene u skladu sa standardima i uvidjene zaposlenicima, a upravo onima kojima su naredbe namijenjene. Dokumenti imaju tendenciju zastarjelosti, van prometa. U ovom slučaju moraju biti razvrstani u skladu sa zakonodavnim aktima o vođenju evidencije i smješteni u arhivu. Sve to radi voditelj dokumenata.
Poslovne odgovornosti stručnjaka za dokumente mogu se činiti dosadnim. Ali to je samo na prvi pogled. Kroz rukovoditelje dokumenata, posebno ako je on isključivo odgovoran za upravljanje dokumentima u poduzeću, prolaze svi protoci informacija, on može pratiti rad svih odjela i razumjeti mehanizme aktivnosti i razvoja tvrtke.
U velikim organizacijama odgovornosti stručnjaka za rad s dokumentima obično se dijele: dizajn, registraciju, unošenje u elektroničku bazu podataka, kontrolu izvršenja, pohranu obavljaju različiti ljudi, pa čak i čitavi odjeli.
Što upravitelj dokumenata treba znati
Da bi pravilno sastavio dokumente u kojima su informacije sažeto prikazane sažeto, jasno i jasno, stručnjak mora znati svrhu i oblike sastavljanja svih vrsta dokumenata. Da biste znali kako izgleda pravno obvezujući dokument, on mora posjedovati osnove zakona.
Budući da je danas većina dokumenata pohranjena na elektroničkom mediju i potrebna je računalna razmjena informacija, stručnjak za upravljanje dokumentima mora razumjeti softver. Mora stvarati elektroničke baze podataka i biti u mogućnosti komunicirati s osobljem koje služi automatiziranim sustavima za stvaranje, pohranu i prijenos dokumenata.
Za pohranu dokumenata u arhivu, stručnjak mora znati određena pravila i specifikacije. Svrha dokumenata i njihova povjerljivost, uvjeti, uvjeti pohrane - prema tim kriterijima dokumente morate razvrstati u arhivu, a zatim stvoriti učinkovit sustav pretraživanja.
Odgovornosti za dokumentaciju
Poslovne odgovornosti upravitelja dokumenata u ustanovi uključuju
- priprema, računovodstvo, pohrana i kontrola dokumenata;
- sistematizacija tijeka rada i osiguranje kretanja dokumenata;
- organizacija optimalnog protoka dokumenata unutar organizacije;
- organizacija pohrane i izrada klasifikatora dokumentacije;
- razvrstavanje, ispitivanje vrijednosti i prijenos u arhivu dokumenata s istekom valjanosti;
- pojednostavljenje dolazne dokumentacije;
- izrada standardnih obrazaca i listova dokumenata;
- stvaranje baza dokumenata uz izradu registracijskih brojeva i indeksa i adresa elektroničke pohrane;
- priprema potrebnih materijala za sastanke, pregovore i sastanke.
Vodeći upravitelj dokumenata obavlja službene dužnosti, zapravo iste, ali s većim udjelom odgovornosti, plus daje zadatke zaposlenima nižeg ranga.
Poslovne odgovornosti upravitelja dokumenata u obrazovnoj ustanovi
Voditelj dokumenata u obrazovnoj ustanovi trebao bi, između ostalih, znati zakon o Ruskoj Federaciji "O obrazovanju". Budući da vrtići i škole imaju ograničeno osoblje, upravitelj dokumenata kombinira dužnosti tajnika, službenika i djelatnika, rukovodi se metodološkim preporukama za rad s dokumentima u obrazovnim ustanovama (dopis Ministarstva obrazovanja Ruske Federacije od 02.12.2000. Broj 03-51 / 64).
Dužnosti voditelja dokumenata u vrtiću između ostalog uključuju pripremu ugovora o radu sa zaposlenicima i izvršavanje osobnih dosjea, vođenje dječjih knjiga. Također radi s vojnom registracijskom službom i vodi odgovarajuću dokumentaciju ako u toj instituciji ima vojnih obveznika.
Voditelj dokumenata dopunjuje službene dužnosti u školi pripremajući nacrte administrativnih dokumenata o kretanju kontingenta i popunjavajući osobne dosjee, vodeći abecednu knjigu učenika i uzimajući u obzir sate školskog rada zaposlenika škole, obrađujući i obrađujući prijenos osobnih dosjea učenika u arhivu.
Visokoškolske ustanove obavljaju ne samo obrazovne, već i znanstvene.
Dužnosti voditelja dokumenata na sveučilištu čine stručnjaka barem općenito razumijevanjem profila određenog fakulteta jer mora pripremiti dokumente za sastanke i sastanke i voditi zapisnike i telefonske razgovore u ime dekana.
Osobne kvalitete stručnjaka za upravljanje dokumentima
Pažljivost je najvažnija kvaliteta stručnjaka za rad s dokumentima. Točnost, pažljivost i odgovornost nadopunjuju popis osobnih kvaliteta potrebnih za rad s poslovnim dokumentima. Pogreške u podacima, kršenje zakona, gubitak dokumenata mogu tvrtku puno koštati prilikom sklapanja ugovora ili revizije osoblja.
Količine informacija s kojima radi upravitelj dokumenata zahtijevaju dobro pamćenje.
Za rad na bilo kojem polju potrebna mu je upornost i pismenost pri radu s papirima, a na polju upravljanja osobljem - i organizacijske sposobnosti, i kreativnost, i komunikacijske vještine.
Postavljanje ispravnih ciljeva i rad sa strukturom poduzeća, takozvane poduzetničke kvalitete, neophodni su za upravitelja dokumenata da organizira optimalan tijek rada i klasifikator.
U malim firmama voditelj dokumenata često radi sam. Samoorganizacija, disciplina i samokontrola pomažu u organiziranju učinkovitog rada.
Zahtjevi za dokumentaciju
Čvrst regulatorni okvir za upravljanje dokumentima zahtijeva obuku. Stoga se prilikom zapošljavanja zahtijeva diploma visokoškolske ustanove ili srednje posebne obrazovne ustanove za specijalnosti „Dokumentacija“, „Dokumentacijska podrška poduzeća“. Tu su i srodne specijalnosti: „Dokumentacijska podrška u sudskoj praksi“ ili „Informacijska podrška poduzeća“.
Zakonodavni i podzakonski propisi, administrativni, normativni i vodeći dokumenti viših tijela koji se odnose na tijek rada opći su zahtjevi za dokumente koje voditelj dokumenata treba znati. Odgovornosti za posao zahtijevaju znanje ili barem njihove osnove o metodama analize, istraživanja, dizajna, implementacije i razvoja dokumentacijskog sustava, o dizajnu i radu automatiziranih upravljačkih sustava; organizacija arhiviranja i osnovnog programiranja.
Prednosti i nedostaci profesije voditelja dokumenata
Profesija voditelja dokumenata je univerzalna. Diploma i znanje iz specijalnosti omogućuju diplomcu da radi u bilo kojoj organizaciji, jer je tok posla svugdje. To je glavna prednost profesije.
Druga prednost može se smatrati mogućnošću rada kao administrator, arhivista, službenica, pomoćnik tajnika, uredski voditelj, pomoćnik menadžera, a ne samo upravitelj dokumenata.
Treći plus je što je, unatoč naizgled rutinskom radu, upravitelj dokumenata u središtu protoka informacija u organizaciji i posjeduje gotovo sve svoje tajne. Ponekad je, osim višeg menadžmenta, jedini vlasnik tih tajni.
Radno iskustvo i poduzetnički duh omogućuju upravitelju dokumenata da organizira vlastiti posao pružanja informacijskih usluga, po želji.
Prednosti profesije uključuju rad u uredu u dobrim uvjetima, bez obzira na profil poduzeća i strogi raspored rada.
Nedostaci dokumentarne profesije su uniformnost i, što je najvažnije, velika odgovornost.
Gdje može raditi upravitelj dokumenata?
Budući da upravitelji dokumenata koji su stekli obrazovanje na svom profilu mogu raditi sa svim vrstama dokumenata (računovodstveni, kadrovski, znanstveni i tehnički), mogu biti potrebni u različitim organizacijama:
- u vlastima i lokalnim i državnim vlastima;
- u tijelima upravljanja odjelima;
- u arhivskim i dokumentarnim uslugama inženjerstva i dizajna, istraživačkih institucija, u zdravstvu, arhivu, knjižnici i muzeju, strukturama za primjenu zakona;
- u administrativnim službama i odjelima komercijalnih struktura: papirologija, upravljanje uredima, upravljanje osobljem;
- u poslu razvijanja informacijskih sustava, savjetovanja za dokumentaciju, revizije informacijske sigurnosti.
Rast karijere upravitelja dokumenata ovisi o mjestu rada. U velikim se strukturama može uzdići voditelju poslova, u malim - pomoćniku upravitelja. Vrhunac karijere upravljanja dokumentima može se smatrati pripremom dokumenata za vladu i predsjednika Ruske Federacije.
