Voditelj ureda - tko je to? Dužnosti voditelja ureda

"Plankton", "menadžeri" - sve ove nepristrasne definicije odnose se na rad uredskih radnika. No, je li takav posao toliko beskoristan? Voditelj ureda - tko je to? Koje su njegove odgovornosti?

Voditelj ureda - tko je to?

Struka voditelja ureda često se miješa s profesijom tajnika. No još uvijek postoji razlika između tih specijaliteta. Dakle, upravitelj ureda - tko je to?

Menadžer ovog područja je uredski upravitelj ili administrator. On regulira uredski rad, što je važna informativna veza između zaposlenika i nadređenih, klijenata i zaposlenika itd.

Što je aktivnija aktivnost neke organizacije, to je više problema sa svakodnevnim malim organizacijskim pitanjima i dokumentacijom. Njihova provedba i osigurava ured menadžera.

Osigurava da su svi trenutni dokumenti, kao i naredbe njegovih nadređenih, uredno izvršeni. Istodobno, izvršni nalozi trebaju se pravovremeno priopćiti djelatnicima tvrtke, sve žalbe posjetitelja trebaju se uzeti u obzir, a prijedlozi zaposlenika trebaju biti dostavljeni vlastima.

Dakle, uredski rad, kao i komunikacija u tvrtki djelomično padaju na pleća uredskih menadžera.

Mjesto rada i plaće

Ured menadžera potreban je u bilo kojoj tvrtki koja ima ured, menadžera i barem nekoliko zaposlenika. U malim organizacijama popis odgovornosti takvog stručnjaka mnogo je manji nego na primjer u ogromnoj korporaciji. U velikoj tvrtki može biti nekoliko uredskih menadžera, a svaki od njih dodijeljen je svom odjelu.

Ispada da je potražnja za takvim stručnjacima prilično velika i, vjerojatno, nastavit će rasti. Ali praktički nema izgleda za karijeru. Pogotovo ako, osim upravljanja uredom, osoba više nema nikakvu profesiju.

Zbog činjenice da dužnosti nisu previše komplicirane, konkurencija za jedno radno mjesto, barem u Rusiji, prilično je visoka - 6 ljudi na slobodno mjesto. Istodobno, plaća je niska prema kapitalnim standardima - 27 tisuća rubalja.

U kulturnoj prijestolnici - Sankt Peterburgu - plaća takvih radnika niža je za oko 5-7 tisuća, a konkurencija je mnogostruko veća. Što je više periferije zemlje, to je niža plaća i više kandidata za to mjesto.

Neophodne osobne osobine

Nalozi koje prima upravitelj ureda u pravilu trebaju hitno i brzo izvršenje. Stoga se od podnositelja zahtjeva zahtjeva prije svega marljivost, brzina i točnost. Važno je i dobro pamćenje i koncentracija.

Osoba koja zauzima ovaj položaj treba biti prijateljska i druželjubiva, jer u nekim situacijama djeluje kao predstavnik tvrtke pred klijentima.

Voditelj ureda mora imati kompetentan i logično strukturiran govor, kao i ovladati poslovnom etikom, jer je često uključen u organiziranje poslovnih pregovora i korporativnih sastanaka.

Korisno znanje, poput telefonskog broja dobrog električara ili službe za dostavu ručka, također neće naštetiti. Doista, u mnogim tvrtkama red u uredu, kao i sitost zaposlenika također kontrolira menadžer.

Osnovne vještine upravitelja ureda

1. Prvi je zahtjev takvog zaposlenika dobro poznavanje računala i interneta. Ako će uz Word i Excel podnositelj zahtjeva posjedovati Photoshop ili Office Picker Manager, to je još jedan razlog da ga zaposli, a ne netko drugi.
2. Velika brzina ispisa. Sposobnost brzog unosa tekstova jedna je od najvažnijih za uredskog menadžera.
3. Vještine administrativnog upravljanja stečene na prethodnim poslovima potrebne su ako osoba dobije posao u velikoj tvrtki.
4. Vještine papira. Dokumentacija je jedna od glavnih odgovornosti ove vrste stručnjaka, pa je osnovno znanje neophodno.
5. Samopouzdana upotreba uredske opreme. Faksovi, pisači, skeneri - sve bi to trebalo biti u nadležnosti voditelja ureda.
6. Vještine kompetentne i diplomatske komunikacije. Voditelj ureda ne smije samo kompetentno komunicirati, već mora biti sposoban riješiti konfliktne situacije, ako je potrebno.
7. Znanje stranog jezika. U velikim međunarodnim tvrtkama voditelj ureda mora tečno govoriti engleski jezik.

Opće odredbe opisa posla

Položaj upravitelja ureda odobrava generalni direktor tvrtke. U različitim se tvrtkama može ponešto razlikovati, ali uglavnom se njegove glavne odredbe ne mijenjaju. Prije potpisivanja ugovora o radu potrebno se upoznati s uputama o radu kako se kasnije ne biste žalili kako ispunjavanje određenih dužnosti nije bilo dio vaših planova.

Opće odredbe mogu značiti:

• tko je odgovoran za zapošljavanje voditelja ureda;
• tko ima pravo razriješiti ga položaja;
• kome zaposlenik izvještava;
• koji se prijavljuje voditelju ureda;
• koji obavlja dužnosti upravitelja ureda u njegovoj odsutnosti itd.

Direktori ureda obično izvještavaju izvršnog direktora. Administratori ureda prijavljuju kurire, vozače, čistačice itd.

Također u općim odredbama može se odrediti koji zaposlenik s kojom se razinom kvalifikacije može primiti za opisano radno mjesto.

Izravne dužnosti

Sljedeći odlomak u uputama sadrži dužnosti upravitelja ureda.

Za životopise za slobodna radna mjesta, kandidati često u poseban stupac napišu odgovornosti koje su obavljali na prethodnom uredu. Tako poslodavac dobiva više informacija o vještinama podnositelja zahtjeva.

Koje bi stavke mogle biti izravne odgovornosti upravitelja ureda?

1. Nadziranje telefonskih poziva. Zaposlenik mora odgovarati na dolazne pozive, najbolje što može, odgovarati na pitanja protivnika i također obavijestiti svoje nadređene o informacijama koje su tražili da im pošalju.
2. Kuriranje dokumentacije. Pohrana i računovodstvo dokumenata, kontrola korespondencije, izvršenje naloga itd. - Ovo su izravne odgovornosti upravitelja ureda.
3. Umnožavanje dokumenata. Prema posebnim uputama šefa, zaposlenik vrši kopiranje i umnožavanje posla.
4. Izrada pisama, zahtjeva - tj. Korespondencija s partnerima, kupcima ili dobavljačima na zahtjev neposrednog nadzornika.

Obveze voditelja ureda mogu uključivati ​​najmanje šest drugih vrsta posla. Ali u svakoj se tvrtki opterećenje stručnjaka u ovoj kategoriji određuje pojedinačno.

Prava upravitelja ureda

Svaka uputa rukovoditelja ureda uključuje ne samo dužnosti, već i prava.

1. Da biste pružili cjelovite informacije. Za obavljanje određenih zadataka upravitelj ureda ima pravo tražiti davanje te količine informacija, uključujući i povjerljive, koje su mu potrebne.
2. Dobri prijedlozi za racionalizaciju. Ako su za organizaciju uredskog rada potrebne inovacije ili dodatne naredbe generalnog direktora, upravitelj ima pravo ponuditi ih uvesti.
3. Zahtijevaju odgovarajuće radne uvjete. Ako se službene dužnosti ne mogu obavljati zbog nedostatka potrebnih uvjeta, upravitelj ureda može zahtijevati njihovo stvaranje.
4. Djelovati u okviru nadležnosti. Proučavajući opis posla, zaposlenik ima pravo donošenja odluka i izdavanja naloga, ali samo u okviru svojih nadležnosti.

Ovo je grubi vodič za prava koja ima uredski upravitelj. Mogu se dopunjavati ili smanjivati ​​ovisno o specifičnostima institucije.

Odgovornost

Ured voditelja je profesija koja uključuje i određenu odgovornost. Njegov opseg i kaznu za kršenje pravila određuje svaki poslodavac pojedinačno. Ova najčešća gledišta na kojima se u opisima poslova drži odgovornosti.

1. Za nemarni odnos prema svojim dužnostima. Neblagovremeno izvršavanje naloga i svaka druga nepažnja kriva je zaposlenik, za što je potrebno odgovoriti.
2. Za objavljivanje povjerljivih podataka. U ugovorima o radu i opisima poslova morate pažljivo pročitati klauzule o povjerljivosti podataka. Za njeno otkrivanje, najčešće možete izgubiti posao.
3. Za kršenje nadležnosti. Radnje izvan okvira nadležnosti zaposlenika nisu dopuštene.
4. Za kršenje rasporeda rada itd. Kršenje radnog rasporeda, pravila zaštite od požara ili sigurnosnih mjera također je odgovornost zaposlenika.

Za i protiv profesije

Ova profesija ima, kao i mnogi drugi, niz prednosti i nedostataka. Dakle, koje su prednosti rada na uredu voditelja?

Odgovori radnika koji rade na ovom frontu odnose se prije svega na veliku potražnju za ovom profesijom: nakon stjecanja određenog iskustva na ovom polju, nije bolje plaćeno mjesto. One administrativne vještine koje se stječu u procesu rada relevantne su u svakodnevnom životu. Osim toga, rad kao uredski menadžer omogućava vam razvijanje komunikacijskih vještina.

Među minusima je i povećan psihološki teret zaposlenika jer u jednom radnom danu morate riješiti puno raznolikih pitanja. Osim toga, menadžeri, osim izravnih dužnosti, često opterećuju upravitelje ureda osobnim zahtjevima i dodatnim uputama.

Gdje studirati struku?

Voditelj ureda koji je to jasno razvidno je iz gore navedenog. Međutim, gdje se može naučiti ta struka?

Ne postoji poseban fakultet koji bi pripremao rukovoditelje ureda na bilo kojem sveučilištu. Ali često menadžer želi da osoba s visokim obrazovanjem bude na toj funkciji. Kakvo će to obrazovanje biti nije uvijek važno - glavna stvar je da je kandidat diplomirao na sveučilištu. U provincijskim gradovima ovo se mjesto može zauzeti čak i nakon 9 razreda obrazovanja. Svaka tvrtka pojedinačno odlučuje koga uredskog ureda traži.

Najviše od svega poslodavca će zanimati ostale karakteristike kandidata:

• je li prije radio na ovom polju;
• Koliko je dobro upućen u računalo;
• Zna li papirologija;
• Govori li jezike itd.

Ne možete popustiti komunikacijskim vještinama osobe. Ako je prema ovim pokazateljima sve u redu, povećavaju se šanse za dobivanje posla.