Čak i s malim osobljem, uključujući samo šefa tvrtke i njegove zaposlenike, potreban je odgovoran zaposlenik, koji bi bio organizator, koji bi mogao usmjeriti i kontrolirati radni proces - ova ideja određuje tekst opisa radnog mjesta upravitelja ureda.
Takav položaj zahtijeva od podnositelja zahtjeva skup specifičnih vještina i odgovarajuće obrazovanje, kao i sposobnost interakcije s ljudima. Međutim, ovaj popis zahtjeva nije ograničen na.
Opis posla
Već u fazi prijave na radno mjesto, kandidat se može upoznati s regulatornim aktom kojim se uređuju njegova prava, dužnosti i područje odgovornosti u tvrtki. Takav se dokument naziva opisom posla. Sastoji se od pet glavnih odjeljaka:
- Opće odredbe Sadrže sve organizacijske podatke: naziv poduzeća, radno mjesto i strukturnu jedinicu kojoj pripada. Također ukazuje na podređenost, postupak popunjavanja radnog mjesta i otpuštanje, kao i obrazovne i kvalifikacijske uvjete.
- Dužnosti. U ovom su odjeljku navedene odgovornosti zaposlenika, kao i način njihove provedbe.
- Prava zaposlenika, to jest sve dodatne značajke koje pridonose učinkovitom izvršavanju dužnosti.
- Odgovornost. U skladu s ovim odjeljkom, uprava odlučuje o ocjeni kvalitete rada, napredovanja ili novčane kazne.
- Veza. Ovaj odjeljak uređuje svu komunikaciju s vanjskim i unutarnjim jedinicama koje mogu nastati kod zaposlenika u postupku vršenja njegovih funkcija.
Načela pisanja opisa poslova
Normativna osnova za pripremu takvih dokumenata je Kvalifikacijski katalog za radna mjesta rukovoditelja, stručnjaka i ostalih zaposlenika (1998). Tijekom njegova razvoja značajna se pažnja posvećivala opisu položaja i uvjeta da zaposlenik može obavljati svoje dužnosti. Specifičnosti rada nalaze se u naslovu dokumenta, na primjer, "Opis posla tajnika" (voditelj ureda ili glavni računovođa).
Pored toga, ako postoje dva posta sa istim imenima, ali s različitim zadacima, treba pripremiti različite dokumente koji odražavaju te razlike. Opisi poslova uredskog voditelja službenika za osoblje imaju određene razlike u odnosu na isti regulatorni akt za tajnika.
Zahtjevi upravitelja ureda
Na ovaj ili onaj način, kandidat za radno mjesto morat će voditi ljude. To može biti samo nekoliko ljudi u maloj tvrtki ili čitavo administrativno osoblje u velikom poduzeću. Naravno, podnositelj zahtjeva mora biti pouzdan korisnik osobnih računala i biti u mogućnosti raditi s drugom uredskom opremom (skener, pisač ili faks). Direktor ureda često je predstavnik tvrtke, pa je preduvjet obavezan govor i sposobnost pisanja poslovnih pisama. Često tvrtke zahtijevaju od takvih zaposlenika poznavanje osnova papirologije i zakona o radu. Znanje barem jednog stranog jezika i dalje je poželjna vještina, no kod prijavljivanja za veliko poduzeće to je već jedan od obaveznih uvjeta.
U nekim slučajevima upravitelj ureda mora kombinirati svoje dužnosti s funkcijama drugih zaposlenika. To dovodi do povećanja potrebnih vještina. Dakle, voditelj ureda s funkcijama računovođe mora imati odgovarajuću naobrazbu i imati posebne programe.
Glavne odgovornosti
Tipičan opis posla upravitelja ureda s tajničkim funkcijama uključuje sljedeće stavke:
- obrada pošte i dolazne i odlazne pošte; njihova preraspodjela unutar tvrtke;
- kontrola vremena izvršenja obveza iz ugovora i sporazuma;
- upućivanje i primanje dolaznih poziva;
- rad s klijentima i predstavnicima tvrtki partnera;
- praćenje dostupnosti potrebnih pribora i materijala;
- održavanje uredske opreme u radnom stanju i pozivanje stručnjaka u slučaju kvara;
- raspodjela vremena unutar rasporeda rada (u nekim slučajevima za voditelja);
- organizacija potrebnih događanja (sastanci, konferencije, poslovna putovanja, korporativne zabave);
- evidentiranje sastanaka;
- ažuriranje i nadopuna svježeg sadržaja na korporativnom mjestu.
Ovaj popis uključuje samo osnovne zahtjeve. Ostale stavke mogu se dodavati u skladu sa specifičnostima sklopljenog ugovora o radu. Na primjer, opis posla voditelja ureda s funkcijama službenika za osoblje zahtijeva da zaposlenik pravovremeno vodi i osigura svu računovodstvenu dokumentaciju ili da zamijeni voditelja odjela za osoblje u slučaju njegove odsutnosti.
Dodatne odgovornosti
Osim glavnih funkcija, opis posla upravitelja ureda sadrži i popis različitih odgovornosti koje mogu varirati ovisno o uputama tvrtke. Od rukovoditelja ureda može se tražiti da radi s upravnim tijelima, odnosno da dobije dozvolu za obavljanje trgovine, otvaranje podružnice tvrtke ili podružnice itd.
Jedan od najvažnijih zadataka je stvarno upravljanje tvrtkom u nedostatku direktora. Naravno, to je moguće samo ako se zaposlenik etablirao kao odgovorna i pouzdana osoba na koju se može osloniti. Uz to, opis poslova rukovoditelja ureda često sadrži klauzulu o potrebi sastavljanja opće punomoći. Takav dokument može biti potreban, na primjer, za primanje pošiljki visokog stupnja važnosti.
Neformalni zahtjevi
Velike tvrtke obično dopuštaju da se unaprijed upoznaju s oglednim opisom posla upravitelja ureda za kandidate za tu poziciju, tako da su u potpunosti svjesni liste zahtjeva i odgovornosti.
Ali čak i kad vidi takve ovlasti, podnositelj zahtjeva mora shvatiti da ostaje jedan od mnogih zaposlenika poduzeća. S tim u vezi ne treba zaboraviti ono što nije opisano u opisu posla. Voditelj ureda s funkcijama tajnika mora biti osoba koja ima osjetljiv osjećaj za vrijeme kako bi ga mogla rasporediti po potrebi.
Zadaci organiziranja tijeka rada
Najvažniji uvjet za njegov rad je učinkovitost, pa je osoba koja zauzima takvu poziciju dužna ekonomično trošiti uredski materijal, kontrolirati količinu potrošene električne energije.
Za ostale zaposlenike odgovoran je ured gotovo gotovo izjednačeno s šefom. Na temelju toga mora osigurati da su uvjeti rada u skladu s prihvaćenim sanitarnim standardima i pravilima sigurnosti. Konačno, u obavljanju svojih izravnih dužnosti, upravitelj ureda dobiva pristup tajnim dokumentima, zbog čega je jedan od uvjeta potpisivanje sporazuma o neotkrivanju poslovnih tajni ili bilo koje druge informacije koja bi mogla naštetiti položaju tvrtke na tržištu.
Prava upravitelja ureda
Naravno, ispunjavanje takvog broja zadataka omogućava zaposleniku izvršavanje posebnih prava. Oni su također navedeni u opisu posla upravitelja ureda. Suština nekih od njih, poput mogućnosti pristupa povjerljivim informacijama, proizlazi izravno iz potrebe za ispunjavanjem njihovih radnih zadataka. Druge su povezane s povlasticama moći. Dakle, voditelj ureda ima pravo tražiti od ostalog osoblja da ispravi greške koje su učinili nepažnjom u proizvodnim dokumentima, utvrdio iznos poticaja za njih ili primijenio kazne za nepažljive zaposlenike.
Često je voditelj ureda poveznica između zaposlenika i donositelja odluka. Takav položaj omogućuje mu postizanje boljih radnih uvjeta i izradu kolektivnih želja za poboljšanjem kvalitete rada pojedinog odjela i poduzeća u cjelini.
Značajke opisa posla uredskog voditelja odjela prodaje
Uredski rukovoditelji dugo su bili neophodni u velikim i ne tako velikim tvrtkama, pa su im potrebne neke posebne vještine da bi se ispunilo takvo radno mjesto. Uobičajen je slučaj kada nekoliko upravitelja ureda s posebnim funkcijama, koje nadzire jedna, rade u istom poduzeću. Opisi njihovih zadataka u osnovi se podudaraju, ali se razlikuju dodatnim setom funkcija.
Dakle, ako rukovoditelj ureda radi u odjelu prodaje, njegov opis posla može sadržavati sljedeće stavke kao što su:
- traženje novih prodajnih mjesta;
- praćenje promjena u strukturi potražnje;
- priprema izvještajnih dokumenata o savršenoj prodaji;
- izravan rad s klijentom na primanju narudžbi i njihovoj naknadnoj obradi;
- rad na informiranju kupaca o mogućim promjenama u asortimanu robe i preračunavanju cijena;
- organizacija potrebnih sastanaka;
- potpisivanje ugovora o isporuci robe.
Daljnji zahtjevi mogu biti povezani sa specifičnostima dobara koje nudi tvrtka. Ako je tvrtka povezana s prodajom nekretnina, tada dužnost upravitelja ureda može uključivati pripremu informativnih knjižica i pripremu određenih dokumenata.
Odgovornost upravitelja ureda
U slučaju neizvršavanja svojih dužnosti, prilikom počinjenja prekršaja, uključujući otkrivanje poslovne tajne ili druge radnje štetne za imidž poduzeća, odgovoran je ured u skladu s normama administrativnog, građanskog i kaznenog zakona. Ako je organizaciji pričinjena materijalna šteta, kaznit će se kazna u skladu s odredbama zakona o radu.
