Kako stvoriti profile posla za pronalaženje vrijednih zaposlenika?

Prije svakog menadžera ili menadžera za ljudske resurse, prije ili kasnije, postavlja se pitanje popunjavanja upražnjenog radnog mjesta. Odabrati dobrog stručnjaka nije lak zadatak. U tu svrhu, menadžeri često sastavljaju profile poslova koji vam pomažu u kretanju prema zahtjevima prijavitelja.

Definicija pojma

Profili poslova su skup profesionalnih i osobnih kompetencija koje kandidat za posao mora zadovoljiti. Trenutačno ne postoji formalizirani opis karakteristika koje bi predstavnik pojedine struke trebao posjedovati, te stoga rukovoditelji te dokumente samostalno izrađuju.

Možemo reći da je profil položaju je vrsta standardnog prema kojoj zaposlenik mora ispuniti svoje dužnosti. Opis treba biti detaljan, i što je najvažnije - realan. Dokument treba prikazati sljedeće glavne stavke:

• mjesto i značaj položaja u organizacijskoj strukturi određenog poduzeća;
• funkcionalne odgovornosti koje mora obavljati zaposlenik prihvaćen na to radno mjesto;
• profil koji sadrži osnovne kompetencije koje kandidat za radno mjesto treba posjedovati;
• osobne kvalitete koje su potrebne za obavljanje određenih dužnosti;
• minimalni popis zahtjeva koji organizacija postavlja svojim zaposlenicima.

Dakle, možemo reći da su profili poslova skup karakteristika koje zaposlenik mora ispuniti. Ovo je specifičan standard koji opisuje odgovornosti, kao i kvalifikaciju i osobne parametre podnositelja zahtjeva.

Zašto mi trebaju profili poslova

Rukovoditelji ljudskih resursa redovito se suočavaju s problemom zatvaranja slobodnog radnog mjesta. Ako niste izradili iscrpan profil položaja, ne biste trebali nastaviti s neposrednim odabirom zaposlenika. Ovaj dokument je znak koji se koristi u sljedećim slučajevima:

• odabir kandidata za popunu upražnjenih radnih mjesta;
• za certificiranje već radnog osoblja kako bi se utvrdio stupanj ispunjavanja radnog mjesta (ovo se odnosi i na zaposlenike koji su prošli probni rad);
• u cilju izrade planova za osposobljavanje osoblja i usavršavanje;
• ako trebate stvoriti rezervu osoblja za budućnost;
• da bi se planirao rast karijere i daljnje napredovanje zaposlenika na rukovodeće položaje u organizaciji.

Često se profil posla kandidata za radno mjesto miješa s opisom posla. Temeljna razlika između dva dokumenta je ta što se drugi sastavlja na temelju pravnih zahtjeva. Opis posla općeniti je dokument koji se priprema za profesiju u cjelini, a ne za određenog zaposlenika određene organizacije. Ona definira glavne odgovornosti i radne uvjete. Profil posla je dokument lokalne prirode koji nema jasne zahtjeve za sadržaj i strukturu. Voditelj osoblja (ili drugi zaposlenici) sastavlja ih na temelju vlastitog iskustva ili opće prakse organizacije.

Profesionalne kompetencije

Svako radno mjesto zahtijeva da zaposlenik posjeduje određene kompetencije. To su kvalifikacijske karakteristike koje su neophodne za izvođenje određenih djela. Dakle, profil kompetencije posta obično uključuje sljedeće stavke:

• strateško razmišljanje (podrazumijeva mogućnost da se dugoročne planove, uzimajući u obzir moguće rizike i alternativne opcije);
• utjecaj na druge (sposobnost obrane nečijeg gledišta, kao i uvjeravanje drugih u ispravnost);
• vještine rješavanja problema (sposobnost adekvatnog reagiranja na nestandardne situacije i poteškoće, kao i brzo pronalaženje načina iz njih);
• pretraživanje informacija (odabir i filtriranje podataka, mogućnost pronalaženja i korištenja relevantnih izvora);
• sposobnost rada s klijentima i kolegama (uzimajući u obzir interese, razumijevanje psihologije, zadovoljavanje želja i potreba);
• fleksibilnost (brzi odgovor i odlučivanje u skladu s promjenjivom situacijom);
• usredotočenost na kvalitetu (znanje i ispunjavanje svih zahtjeva i standarda, kao i želja za stalnim usavršavanjem).

Ovisno o mjestu na kojem se radi, popis nadležnosti može se proširiti ili suziti. Profesionalni profil položaja ne sadrži samo zahtjeve, već i stupanj njihove ozbiljnosti (osnovni, visoki, maksimalni). Ovaj se pokazatelj može utvrditi intervjuom ili posebnim psihološkim testovima.

Kako se sastavlja

Izrada profila posta prilično je naporan proces. Njegova je potreba zbog činjenice da vam ovaj dokument omogućava određivanje parametara koje vrijedan zaposlenik treba imati. Ispravno formulirajući profil, osoblje za ljudske resurse uvelike olakšava proces traženja i odabira novih zaposlenika. Prilikom sastavljanja dokumenta vrijedi slijediti niz preporuka i pravila:

• Naslov post mora biti koncizan i jasno odražavaju njegovu suštinu. Također je vrijedno napisati kratak opis koji će sadržavati popis glavnih odgovornosti zaposlenika. Može se predstaviti kao popis zadataka. To će biti osnova profila posta.
• Popis osnovnih podataka o radnom mjestu trebao bi sadržavati ne samo redoslijed rada, već i veličinu plaće, što će biti jedna od ključnih točaka u razgovoru. Vrijedno je opisati i hijerarhiju podređenosti, kao i približan popis osoba s kojima će novi zaposlenik morati komunicirati.
• Za obavljanje radnih zadataka potreban je niz određenih kompetencija. Ovaj popis ne smije biti previše opsežan (ne više od 10 bodova). Može se sastaviti na temelju osobnog iskustva, teorijskog istraživanja, opažanja zaposlenika, kao i sociološkog istraživanja. Možete podijeliti nadležnosti u nekoliko skupina (na primjer, specifične i korporativni).

Profil treba biti i koncizan i prostran. To će vam omogućiti da dobijete sveobuhvatne informacije bez trošenja previše vremena za njihovo obrađivanje.

Glavne faze stvaranja

Izrada profila posla uključuje nekoliko uzastopnih faza:

• U prvoj fazi pripreme dokumenta, potrebno je pažljivo proučiti opise poslova, kao i sve informacije o specifičnostima poduzeća. Možete provoditi intervjue sa zaposlenicima ili sociološku anketu koristeći standardizirane obrasce.
• Zatim se određuje krug osoba koje će biti izravno uključene u rad. Češće nego ne, HR stručnjaci se bave ovim problemom. Međutim, važno je uključiti i upravitelje drugih službi za koje su sastavljeni profili. Rad se može obavljati zajednički ili odvojeno s naknadnom integracijom rezultata u završni radni dokument.
• Treća faza uključuje proučavanje organizacijske strukture poduzeća kako bi se utvrdilo mjesto poziciji u njemu. Treba identificirati podređene, kao i neposredne nadređene kojima će novi zaposlenik voditi izvještaj.
• Slijedi detaljan opis funkcionalnih odgovornosti koje odgovaraju određenom položaju. Osnova nisu samo pravni akti, već i osobno iskustvo u određenom poduzeću.
• U petoj fazi, voditelj osoblja (ili drugi stručnjak koji je uključen u pripremu profila) mora utvrditi popis znanja i vještina koja će biti potrebna za obavljanje radnih zadataka. Riječ je o profesionalnim kompetencijama.
• Nakon što su definirane kompetencije, važno ih je raspodijeliti prema stupnju važnosti, kao i o razini na kojoj ih specijalist treba posjedovati. To će olakšati postupak odabira.
• Dalje, sudionici radne skupine moraju odrediti što ljudske osobine podnositelj zahtjeva za popunjavanje upražnjenih radnih mjesta trebali imati. Ponekad su crte karaktera važnije čak i od profesionalnih kompetencija, jer se potonje može razviti, a prve mogu postati ozbiljna prepreka radnom procesu.
• U osmoj fazi potrebno je utvrditi opće zahtjeve za zaposlenikom. Obično je spol, dob, stupanj obrazovanja ili radno iskustvo i tako dalje. Vrijedi napomenuti da prva dva znaka nisu uvijek primjerena jer ih zakon može protumačiti kao diskriminaciju.
• Posljednja faza uključuje definiranje kriterija prema kojima će se odrediti radna učinkovitost zaposlenika. Oni se mogu koristiti tijekom pokusnog razdoblja ili za povremeno ocjenjivanje kvalitete rada postojećih radnika.

Važno je napomenuti da ovaj algoritam nije obvezan za ispunjavanje u svim organizacijama. Ovisno o veličini poduzeća, kao io specifičnostima njegove organizacijske strukture, neke faze se mogu propustiti, a mogu se uvesti i dodatne faze.

Kompilacija uzoraka

Trenutno ne postoji jedinstveni obrazac prema kojem bi se sastavio profil zahtjeva za radno mjesto. I same profesije u svakom poduzeću mogu imati posebne zahtjeve. Ipak, HR menadžeri su već razvili određenu praksu u skladu s kojima je profil posao je sastavljen. Uzorak može izgledati ovako:

• naziv radnog mjesta prema tablici osoblja;
• kratak opis (što zaposlenik treba učiniti);
• bitni uvjeti (raspored rada, visina naknade itd.);
• zahtjevi koji se podnose podnositelju zahtjeva za radno mjesto (razina obrazovanja, radno iskustvo u određenom području, određene posebne vještine);
• prošireni popis radnih zadataka;
• korporativnih sposobnosti da potencijalni zaposlenik određene organizacije trebaju posjedovati;
• psihološki testovi i druge metode procjene usklađenosti zaposlenika s određenim položajem.

Ovo je približan predložak. Najčešće je to struktura profila posla. Uzorak se može proširiti ili suziti, ovisno o strukturi organizacije. Dodatni parametri mogu se unijeti i za određene radne poruke.

HR profil

Upravitelj osoblje je jedan od najodgovornijih pozicija u poduzeću, jer je kvalitativni sastav zaposlenih ovisi o ovom zaposlenika. Stoga se osobnim osobljem postavljaju posebni zahtjevi, koji se odražavaju na takav dokument kao što je profil položaja. Uzorak može biti sljedeći:

• radne vještine s ljudima (voditelj osoblja mora imati komunikaciju i rješavanje sporova);
• Brzo uključivanje (HR stručnjak ne bi trebao biti ravnodušan, on bi trebao imati interes u rješavanju određenih pitanja);
• preuzimanje inicijative u pitanjima koja se odnose na poboljšanje strukture i kvalitete osoblja;
• otvorenost za komunikaciju (to je kvaliteta potrebno s obzirom na specifičnosti položaja);
• entuzijazam u rješavanju aktualnih pitanja;
• pozitivno raspoloženje, koje će se prenijeti na sve ostale članove tima;
• sposobnost vođenja razgovora (voditelj ima vodeću ulogu u razgovoru s potencijalnim i stvarnim zaposlenicima);
• vještina vođenja;
• vještine javnog govora (za predstavljanje izvještaja i izvještaja višem rukovodstvu, kao i za provođenje seminara za podređene);
• nestandardno razmišljanje za donošenje kreativnih odluka u hitnim situacijama;
• govorničke vještine, uvjerljivost izjava;
• brzina razmišljanja i brzina u postupcima;
• sposobnost prilagodbe promjenjivim uvjetima (kao i pomoć novozaposlenim zaposlenicima);
• nedostatak straha od rizika (ova karakteristika treba biti umjereno izražena);
• neovisnost u odlučivanju;
• sposobnost eksperimentiranja i pronalaženja novih pristupa upravljanju;
• smisao za humor koji pomaže poništiti stresne i stresne situacije.

Profil položaja rukovoditelja koji je odgovoran za odabir osoblja trebao bi biti sastavljen s posebnom pažnjom, jer je ta pozicija jedna od ključnih u svakom poduzeću. Osoba koja podnosi zahtjev za ovu poziciju moraju u potpunosti u skladu sa zahtjevima, jer je na ramenima da je odgovornost za formiranje osoblja će se odmarati.

Zahtjevi voditelja prodaje

Često se možete susresti s takvim radnim mjestom kao voditelj prodaje. Unatoč činjenici da mnogi mladi ljudi započinju svoju karijeru sličnim radom, podnosioci zahtjeva već se postavljaju ozbiljno. Tipičan profil pozicije voditelja prodaje je sljedeći:

• spremnost za stalnu komunikaciju sa širokim krugom ljudi (dobavljači, kupci, kupci i slično);
• sposobnost brzog donošenja odluka nakon pregovora s kolegama;
• sposobnost održavanja optimističnog raspoloženja u razgovoru, kao i stvaranje atmosfere povjerenja;
• kreativnost razmišljanja (važna u prezentaciji proizvoda);
• sposobnost racionalnog organiziranja svog vremena (jer rad uključuje mnoge svakodnevne sastanke i pregovore);
• diplomatski ton u komunikaciji s izvođačima i kupcima;
• emocionalna ravnoteža, sposobnost da ostanete mirni u stresnim situacijama, kao i da brzo pronađete izlaz iz sukoba;
• sposobnost pronalaženja zajedničkog jezika s različitim vrstama ličnosti;
• odanost proizvodu koji se prodaje.

Vrijedi napomenuti da je dan vrlo približan profil položaja. Primjer može biti proširen ili skratiti, u skladu s potrebama određene organizacije.

Osnovni pristupi profilu posla

Razvoj posao profil može se provesti u skladu s dva glavna pristupa:

• Situacijska pristup podrazumijeva da je dokument sastavljen po hitnom postupku kada je hitno zatvoriti slobodno radno mjesto. Budući da je vrijeme vrlo ograničeno, dokument se sastavlja vrlo približno, ukazuje samo na najosnovnije zahtjeve za potencijalnim zaposlenikom. U budućnosti ovaj radni komad može poslužiti za oblikovanje punog profila.
• Metodološki pristup podrazumijeva temeljit rad, zahvaljujući kojem će se razviti jasne karakteristike položaja, potrebne kompetencije, osobne kvalitete i funkcionalna područja odgovornosti. Sadržavat će sveobuhvatne informacije i stoga će se smatrati radnim dokumentom u pretraživanju i odabiru osoblja. Kako organizacija prolazi kroz bilo koje reforme, profil će također biti podvrgnut promjenama.

nalazi

Vrijedi napomenuti da je za uspješan odabir osoblja važno da se profil radnog mjesta sastavi u poduzeću. Prilično je teško dati primjer jedinstvenog dokumenta, jer ovo pitanje nije regulirano zakonom, ali ostaje na diskreciji rukovoditelja poduzeća.

Profil je jedan od glavnih alata koji se koristi u odabiru kandidata za određeno slobodno mjesto. Pored toga, u skladu s ovim dokumentom, može se provesti periodično ovjeravanje osoblja ili provjera na temelju rezultata probnog razdoblja. Ovisno o rezultatima studije, mogu se utvrditi upute za poboljšanje razine kvalifikacije.

Pri sastavljanju profila može se koristiti jedan od dva pristupa. Dolazi do situacije kada je hitno zatvoriti slobodno mjesto. U tom slučaju, opis posla može biti vrlo približno pokazuje samo glavne karakteristike. Ako govorimo o metodološkom pristupu, tada se izrađuje iscrpan detaljan dokument, koji se stalno koristi u praksi odabira osoblja.

Tipičan proces izrade profila posla uključuje prolazak kroz nekoliko uzastopnih faza. Za početak, proučavamo karakteristike profesije, kao i zahtjeve za nju, koje iznose regulatorni pravni akti. Također je potrebno formirati grupu kompetentnih stručnjaka koji će sudjelovati u pripremi dokumenata. Profil se sastavlja uzimajući u obzir organizacijsku strukturu poduzeća, pa ga treba i pažljivo proučiti. Glavni dio ovog dokumenta je opis posao odgovornosti potencijalnog zaposlenika, kao i zahtjevima za kompetencijama. Također je vrijedno obratiti pažnju na osobne kvalitete (društvenost, otpornost na stres i slično).