Video: Ciscenje zgrade 2024, Svibanj
U položaju voditelja ureda, većina poslodavaca vidi zaposlenika koji obavlja prilično širok raspon poslova. Svrha uvođenja ove jedinice u osoblje je osigurati nesmetan rad ureda ili čak nekoliko službi odgovornih za to. Ako vam je potrebna neobična tajnica, odgovaranje na pozive, primanje pošte i posjetitelja, onda je, naravno, voditelj ureda vođa, jer ovom zaposleniku trebaju određene ovlasti i ovlasti. Bez toga, on neće biti u mogućnosti da učinkovito izvršava odgovornosti koje su mu dodijeljene.
Kao dio njegove glavne zadaće, popis odgovornosti koje bi uredni šef trebao ispuniti trebao bi obuhvaćati najmanje pet područja. Treba razumjeti da ured nije prostorija u kojoj šef sjedi, već mjesto na kojem se još uvijek obavljaju administrativne i upravljačke funkcije. I tako, njihova kvaliteta i rokovi ovisit će o tome kako će se graditi rad upravitelja ureda.
Menadžerske odgovornosti. Oni uključuju planiranje ureda, organizaciju njegove strukture, upravljanje zaposlenicima, primjenu korporativne kulture, izradu politike za komunikaciju s izvođačima i nadziranje njegove usklađenosti.
Administrativne funkcije. Obuhvaćaju organizaciju uredskog rada, uspostavljanje odnosa između službi, raspodjelu uredskog prostora između zaposlenika.
Kućanski poslovi. Voditelj ureda mora organizirati nabavu uredske opreme, pribora i materijala, opreme za kućanstvo. Uz to, mora osigurati čišćenje uredskih prostorija, održavanje uredske opreme, pravodobno plaćanje komunalnih računa, najamninu itd.
Dužnosti nadzora. To područje aktivnosti uključuje provođenje revizija, revizija, popis materijalnih sredstava, dokumentacije.
Izvještavanje. Uključuju pripremu izvještajne dokumentacije (informacije) za voditelja.
Ovisno o veličini organizacije, ovaj zaposlenik može biti zasebni izvršitelj obdaren vodstvom (za male tvrtke) ili može voditi čitavu službu. Istodobno, šef organizacije trebao bi razumjeti da želja za univerzalizacijom zaposlenika, uvrštavanjem u njihove dužnosti stvari koje su u nadležnosti drugih službi, nije uvijek opravdana. Na primjer, takvog zaposlenika ne biste trebali opterećivati knjigovodstvom, upravljanjem osobljem itd. Takvo miješanje obično negativno utječe na kvalitetu rada. Razlog za to leži u činjenici da su te odgovornosti mnogo šire od odgovornosti za održavanje ureda, one prožimaju čitavu organizaciju kao cjelinu. Stoga se prilikom sastavljanja životopisa rukovoditelj ureda treba usredotočiti na radno iskustvo i vještine u gornjih pet područja aktivnosti, a ne širiti ih na previše odgovornosti, često ne povezane s održavanjem ureda. Istodobno, poslodavac koji traži kvalificiranog zaposlenika na ovom polju ne smije zaboraviti zašto mu je potreban ovaj zaposlenik i ne postavljati pretjerane zahtjeve koji nisu povezani s glavnom funkcijom.
