Primjer opisa arhivskog posla

Položaj zaposlenika arhiva naziva se arhivist. Glavni zadatak stručnjaka na ovom polju je organiziranje rada same arhive i cirkuliranja dokumentacije u njoj. Takvi su profesionalci potrebni kad god postoji veliki promet službenih papira, posebno u organizacijama vezanim za osiguranje, financije, posebno u državnim poduzećima. Glavni dokument na koji se novi zaposlenik trebao odnositi je opis poslova arhivista.

Opće odredbe

Samo direktor poduzeća može prihvatiti ili otpustiti arhivista. Štoviše, prije svega trebao bi se osvrnuti na trenutno zakonodavstvo zemlje. Upute bi trebale navesti osobu koja je izravni šef specijalista na toj funkciji.

Da bi radio kao arhivar, osoba mora steći početno stručno obrazovanje i tada može biti primljena na radno mjesto čak i bez iskustva u ovom polju. Postoji mogućnost da osoba sa srednjim ili općim obrazovanjem dobije posao, ali tada bi trebala dobiti posebnu obuku u ovom smjeru. Radno iskustvo za tu poziciju nije obavezno.

Što bi trebao znati

Opis posla arhivista poduzeća sugerira da zaposlenik mora imati određena znanja: dužan je proučiti propise, upute i cijeli popis pravnih dokumenata koji se odnose na vođenje poslova u arhivu u ovoj organizaciji. Uz to, mora znati pohraniti, koristiti dokumente, a također i prema kojim standardima ih prihvatiti i predati. Njegovo znanje trebalo bi sadržavati jedinstveni državni sustav uredskog rada. Pored toga, on mora razumjeti kako se sastavljaju opisi pohranjenih dokumenata, koji se od njih trebaju trajno pohraniti, a koji samo privremeno, te sastaviti akte o njihovom uništavanju.

Opis posla pomoćnika arhivista podrazumijeva da on mora znati kako se stvari rade, po kojim se pravilima priprema za buduću upotrebu i sigurnost, kako se vodi evidencija i izvještaji u poduzeću. Ova osoba mora razumjeti strukturu tvrtke u kojoj radi, kao i pravila za korištenje opreme i svih tehničkih sredstava potrebnih za obavljanje poslova u arhivu. Uz to, dužan je poznavati sva interna pravila i zakone organizacije, uključujući zaštitu na radu, zaštitu od požara, rutine i tako dalje.

dužnosti

Opis posla arhivista proračunske institucije podrazumijeva da on mora obavljati određene funkcije: obavljanje poslova koji se odnose na arhiviranje, čuvanje dokumentacije koja se arhivira, evidentiranje primljenih dokumenata, izrada nomenklature i provjera ispravnosti registracije datoteka prije arhiviranja. Ako postoji takva potreba, on šifrira jedinice za pohranu, sistematizira postavljanje sanduka i stavlja ih u registar.

Opis posla arhivista medicinske ustanove upućuje na to da treba pripremiti sažeti opis pohranjene dokumentacije, njezinu distribuciju u privremene i neograničene jedinice. On mora pravodobno voditi evidenciju i uništiti dokumente, čiji je rok trajanja već istekao, a također i razviti sustav pomoću kojeg će se jednostavno i brzo pronaći željeni dokument.

Ostale funkcije

Pored toga, njegove radne obveze zahtijevaju prisustvo tijekom ispitivanja za dostupnost dokumenata za znanost i ne samo to. On mora osigurati da dokumenti ostanu netaknuti i ako je potrebno, s njima provodi restauratorske radove. Ovaj stručnjak također osigurava da prostorije arhive imaju sve potrebne uvjete za normalno pohranjivanje dokumenata.

Arhivist mora pratiti provedbu pravila zaštite od požara, kao i koristiti suvremena tehnička sredstva za rad s dokumentima. Na zahtjev zaposlenika i posjetitelja organizacije dužan je izdati kopije ili originale arhivske dokumentacije, sastaviti reference koristeći podatke dostupne u arhivu i pripremiti izvješća o svom radu.

Prava

Opis posla medicinskog arhivista sugerira da ima određena prava. Može zahtijevati i primati dokumente koji se odnose na njegov rad. Ako je potrebno, može surađivati ​​sa stručnjacima iz drugih odjela poduzeća ili iz drugih organizacija, ako mu to pomogne u rješavanju njegovih nadležnih pitanja. Ako postoji takva potreba, on može zastupati interese svoje tvrtke u drugim organizacijama u svim pitanjima koja se izravno odnose na rad arhive.

Odgovornost

Opis poslova arhivista pretpostavlja da je odgovoran za neispunjavanje svojih dužnosti i nekvalitetnog rada, za davanje lažnih ili iskrivljenih podataka o obavljenim zadacima, za odbijanje ispunjavanja naloga od vlasti.

Uz to, on je odgovoran za situacije u kojima su utvrđeni prekršaji, sigurnosni prekršaji ili druge radnje koje prijete normalnom poslovanju poduzeća, a zaposlenik ih nije obavijestio i nije poduzeo nikakve mjere za otklanjanje problema. Arhiv je odgovoran za kršenje radnih standarda.

Radni uvjeti

Opis posla arhivista sugerira da rukovodstvo organizacije treba odrediti sate svog rada u skladu s radnim zakonodavstvom. U slučaju potrebe za proizvodnjom tvrtka mu mora osigurati radno mjesto uzimajući u obzir sve norme i standarde, kao i sve potrebno za provedbu poslovnih putovanja, uključujući i lokalna. Također ima pravo potpisivanja dokumenata iz svoje nadležnosti.

Zaključak

Glavni dokument na koji se specijalist prihvatio za ovo radno mjesto treba opisati posao arhivista. Bez obzira u kojoj organizaciji djeluju, prava, obveze, funkcije i znanje praktički se poklapaju i mogu varirati ovisno o potrebama određenog poduzeća i o tome koje zadatke menadžerski tim dodjeljuje svojim zaposlenicima.

Takav rad zahtijeva pažljivost, upornost, poznavanje sigurnosnih pravila za važne radove, znanje za procjenu vrijednosti pojedinih dokumenata, kao i sposobnost organiziranja, brzog pronalaženja i šifriranja dokumenata. Drugi važan faktor je rad s ljudima, jer zanimanje arhivista uključuje izdavanje i primanje različitih dokumenata, provjeru ispravnosti njegove sastavljanja i vjerodostojnosti. Samo će pažljiva osoba, spremna raditi s velikom količinom informacija i zastupati interese tvrtke u drugim organizacijama, moći ispravno i pouzdano obavljati radne zadatke na ovom položaju.