Profesionalni sekretar. Referent je

Mnoge djevojke sanjaju započeti karijeru na mjestu tajnika-referenta. To je potpuno normalna i razumna želja. Samo što svi ne razmišljaju što je za to potrebno (osim atraktivnog izgleda). Ali isplatilo bi se. Napokon, referent nije samo „lijepo lice“ pored vođe. Umjesto toga, to je "vodič" o svim pitanjima: poznata i pametna djevojka koja pronalazi izlaz iz svake situacije. Pogledajmo bliže.

Što trebate biti u mogućnosti učiniti

U svakoj organizaciji postoji uputstvo tajnika-referenta. Sadrži popis (ponekad detaljan, ponekad ne baš) službenih dužnosti. To uključuje vještine. Osoba koja ima sreće dobiti takav posao trebala bi biti u stanju komunicirati s klijentima, pregovarati (osobno i telefonsko), birati i organizirati materijale, pripremati sažetke i još mnogo toga. Odnosno, jasno je da bi ta osoba trebala imati puno vještina. Specifičnosti ovise o smjeru tvrtke. Tako je, na primjer, potreban pravni savjetnik za razumijevanje pravnih sitnica. Događa se da je ta pozicija povezana sa sposobnošću rješavanja organizacijskih pitanja. Drugim riječima, referent je "desna ruka" vođe. Uvijek je u krilima, mora znati sve što šef treba za svoj rad.

Neka „posebna“ pitanja struke

Ovdje je vrijedno malo pojašnjenja onoga što se obično "skriva iza kulisa". Budući da je referent upravo osoba koja najčešće komunicira s šefom, potrebno je imati neke diplomatske sposobnosti. Zašto? Jednostavno je: vođa (posebno veliki tim) nema vremena baviti se svim nijansama odnosa. Obično je čovjek koji radi. Kad netko ima rođendan, tko će roditi, tko ima djecu - to ga zanima samo u radnim trenucima. Sve ove „sitnice“ padaju na ramena pomoćnice tajnice. Dužan je reći šefu kada praznik treba obavijestiti o napetosti stvorenoj u timu (ako vrijedi njegove pažnje). Tako se ispostavilo da prvo tajnik pomoćnika mora to shvatiti, prosijati višak, a zatim "učitati" upravitelja. Ovaj rad nije lak! Ali to je bilo s područja neformalnih dužnosti.

Glavne funkcije

Gotovo sav uredski posao pripada udjelu pomoćnika tajnika u malim firmama. U velikom dijelu - dio toga. Odnosno, morat ćete naučiti sastavljati pisma, pravilno organizirati prijem i slanje, registraciju, distribuciju (ako postoje) i tako dalje. Jasno je da se ne može bez savršenog znanja ruskog jezika. Pisma s pogreškama su razmaženo lice tvrtke. Ponekad je potrebno da osoba sa znanjem stranih jezika radi u ovom položaju. Nadalje, referent je osoba koja povezuje zaposlenike tvrtke (ili njenih odjela) jedni s drugima. Njegove funkcije uključuju ispravnu raspodjelu tokova informacija između strukturnih jedinica koje djeluju na jednoj velikoj stvari. Referent je profesija prilično složena, jer treba imati na umu mnoge detalje i činjenice. Sve je to potrebno kako bi se voditelj osjećao ugodno, a da ga ne ometaju sitnice s glavne linije.

Osobne kvalitete

Budući da se rad referenta temelji na komunikaciji, za poziciju biraju komunikativnu, nekonfliktnu osobu. U bilo kojoj tvrtki ovo je "ključni" post. Osoba koja ga zauzima ima veliki utjecaj i na vođu i na kolege. Stoga je pristojnost jednostavno potrebna. Također, pomoćnica bi trebala biti precizna, pametna, čak kreativna. Morate biti u stanju pronaći prihvatljiv izlaz iz bilo koje situacije. Recenzent prije svega misli na „lice“ svog poslodavca, a potom i na sebe. Razina odgovornosti nije samo visoka, već i globalna. Ne mogu se svi nositi s takvim opterećenjem. Stoga morate dobro razmisliti prije nego što se prijavite na takav položaj. Pomoćnik tajnika na radnom mjestu trebao bi biti u mogućnosti svoje interese staviti u pozadinu. Na prvu - sve što je potrebno da šef radi. Usput, upravo zbog toga najčešće djevojke zauzimaju ovaj položaj, jer je briga za susjeda kod žena u krvi.

Povjerljive informacije

Jasno je da će uz tako blisku komunikaciju referentu biti poznate mnoge činjenice koje se ne smiju objavljivati. To nisu samo profesionalne tajne i poslovne tajne. Često se tajnici kao bliskom prijatelju vjeruju i osobni podaci. Vrijedi li napomenuti da je referent potreban za pohranu povjerljivih podataka. Ovo je jedna od njegovih glavnih profesionalnih vještina.

Kakvo je obrazovanje potrebno

Voditelj pokušava odabrati referenca na temelju smjera aktivnosti. Odnosno, podnositelj zahtjeva mora imati diplomu koja odgovara radu tvrtke. Pored toga, osobe s pravnim obrazovanjem često su odabrane za tu poziciju. To je praktično ako često morate sklapati ugovore, pripremite druge dokumente. Među najjednostavnijim zahtjevima: tečnost u svim računalnim programima (uredu), mogućnost ispisa (brzo i kompetentno). Budući da je referent u stvari savjetnik, morate imati vještine za pronalaženje informacija i na webu i izvan mreže. Osoba koja se brzo snalazi i brzo reagira na takav položaj češće od nositelja „prave“ diplome, koji ne zna kako brzo savladati situaciju.

Mjesto rada

Takav položaj referentnog sekretara danas je u gotovo svim uredima. Često se to samo tako zove, a osoba obavlja razne funkcije. Sve ovisi o veličini tvrtke, zadacima, broju zaposlenih. U nekim poduzećima tajnik obavlja i funkcije računovođe, u drugim - odvjetnika i tako dalje. Ovo je sjajan početak za osobu koja traži rast karijere. Za kratko vrijeme možete svladati mnoge vještine, ovladati različitim zanimanjima, glavna stvar je razumjeti rad tvrtke, "dodirnuti" sve vlastitim rukama. Ali morate se "zavrnuti" vrlo brzo. Budući da će se u velikom brzinom morati obraditi puno podataka. Ali ako sve uspije, tada će stečeno znanje biti dovoljno za samostalni uspon na one crte koje sami odredite. Ali to uopće nije potrebno. Budući da je profesija referenta, ako se ozbiljno shvatite, zanimljiva sama po sebi. Ne dopušta

trčite u uski smjer, stalno savladavajte sve nove količine znanja, usavršavajte se.

Kako doći do intervjua

Ako odlučite da ćete se nositi s tako odgovornim poslom, trebate poslati životopis za slobodna radna mjesta. Obavezno provjerite pismenost odgovora. Imajte na umu da će pravopisne pogreške odmah smanjiti vaše šanse na nulu. Stil bi također trebao biti suzdržan posao. Svaka će vaša riječ biti pomno odmjerena i promišljena. Tada će početi "suđenja". Morat ćete posvetiti neko vrijeme da dokažete da ćete moći biti dostojan pomoćnik vođi. Svaka tvrtka osmisli svoje metode. Međutim, pripremite se za činjenicu da morate razgovarati s raznim dužnosnicima, pripremiti nekoliko službenih dokumenata, odgovoriti na par telefonskih poziva. Morate uzeti u obzir i činjenicu da će vaš izgled biti strogo kontroliran. Odnosno, pregledavat će ih od glave do pete. Najčešće će vam trebati demonstrirati poslovni stil odjeće (šminka, frizura). Također je nepoželjno koristiti jake arome. Razmislite o svakoj sitnici! Sve u vama treba biti diskretno, ali privlačno. Savjet: ostanite skromni, ali samopouzdani. Budite pametni, ali ne arogantni. Tada bi se sve sigurno trebalo obraditi!